Stäng

Intern kontroll

Wärtsilä har fastställt målsättningarna för den interna kontrollen enligt det internationella COSO-ramverket. Wärtsilä definierar intern kontroll som en process som implementeras av Wärtsiläs styrelse, ledning, koncernbolagens styrelser och annan personal och som syftar till att ge en tillräckligt rättvisande bild av hur målsättningarna uppnåtts.

Den interna kontrollen omfattar alla de policyn, processer, procedurer och organisatoriska strukturer inom Wärtsilä som hjälper ledningen och i sista hand styrelsen att försäkra sig om att Wärtsilä uppnår sina målsättningar, att verksamheten är etisk och förenlig med alla tillämpliga lagar och bestämmelser och att bolagets tillgångar, inklusive dess varumärke, är säkrade och att den finansiella rapporteringen är korrekt. Den interna kontrollen är inte en separat process eller ett antal åtgärder, utan den är införlivad med Wärtsiläs verksamhet.

Systemet för intern kontroll fungerar på alla nivåer inom Wärtsilä. Wärtsilä upprätthåller och utvecklar sitt system för intern kontroll, och dess yttersta målsättning är att förbättra bolagets affärsverksamhet och samtidigt vara förenligt med lagar och bestämmelser i de länder där bolaget har verksamhet.

Prestationsstyrning

Planering och uppställning av mål är en integrerad del av prestationsstyrningen inom Wärtsilä och hör till den normala ledningsverksamheten, dvs. den är inte en del av Wärtsiläs interna kontrollsystem. Målsättningar är emellertid en viktig förutsättning för den interna kontrollen. Genom prestationsstyrningsprocessen uppställs årliga finansiella och icke-finansiella mål för Wärtsilä på koncernnivå. Målsättningarna på koncernnivån översätts därefter till målsättningar för affärsområdena, koncernbolagen och eventuellt slutligen för enskilda anställda.

Uppnåendet av de årliga målsättningarna följs upp genom en månatlig ledningsrapportering. Affärsområdenas prestationer samt uppnåendet av de årliga målsättningarna utvärderas på månadsbasis vid respektive ledningsgrupps möten. Koncernens och de olika affärsområdenas prestationer och uppnåendet av målen utvärderas på månadsbasis av direktionen. Respektive ledningsgrupp och direktionen bedömer också tillförlitligheten i Wärtsiläs finansiella rapportering.

Wärtsiläs finansiella rapportering utförs på ett harmoniserat sätt i alla betydande koncernföretag genom ett centraliserat ERP-system och en gemensam kontoplan. De internationella finansiella rapporteringsstandarderna (IFRS) tillämpas i hela koncernen. Wärtsiläs finans- och kontrollprocess är central med tanke på den interna kontrollens funktion. Adekvata kontroller i ekonomistyrningen och bokföringsprocesserna behövs för att garantera den finansiella rapporteringens tillförlitlighet.

Styrelsen utvärderar regelbundet Wärtsiläs interna kontroll och riskhantering och ser till att de är ändamålsenligs och effektiva. Stryelsen ansvarar också för att den interna kontrollen av redovisningen och ekonomiförvaltningen är ändamålsenligt organiserade. Styrelsens revisionskommitté ansvarar för övervakningen av den finansiella rapporteringsprocessen. Koncernens ekonomi- och kontrollfunktion ska informera relevanta ledningsnivåer om avvikelser från planer, analysera de underliggande orsakerna och föreslå korrigerande åtgärder. Koncernens ekonomi- och kontrollfunktion stöder affärsområdena i beslutsfattandet och analyserna för att säkerställa att de finansiella målen uppnås. Den administrerar och utvecklar bolagets prestationsstyrningsprocesser så att ledningen på olika organisationsnivåer kan få aktuell, tillförlitlig och ändamålsenlig information om uppnåendet av organisationens målsättningar. Dessutom ansvarar den för utvecklingen av de finansiella rapporteringsprocesserna och respektive kontrollfunktioner.

Hantering av juridiska ärenden

Praxis och processer för hantering av juridiska ärenden utgör också en central del av Wärtsiläs system för intern kontroll. Wärtsiläs policy är att handla enligt tillämpliga lagar och bestämmelser i alla länder där bolaget verkar.

Den juridiska och normativa ledningen agerar främst på ett proaktivt sätt. Enheten för juridiska ärenden stöder koncernchefen och affärsområdena genom att analysera och fatta beslut i frågor som anknyter till avtalspolicy, riskhantering och lagstiftning. En annan viktig aktivitet är att leda den normativa administrationen samt att stärka och säkerställa en ändamålsenlig uppträdandekultur både internt och i externa affärstransaktioner. Den normativa ledningen baserar sig på verksamhetsprinciperna och på relevanta policyn och regelverk på koncernnivå. Kontrollmekanismer och -processer som omfattar hela företaget utgör en del av det övergripande interna kontrollsystemet.

Personalstyrning

Rutiner och processer inom personalstyrningen är en aktiv del av Wärtsiläs system för intern kontroll. Wärtsiläs centrala HR-processer med tanke på den interna kontrollen är belöningar och förmåner, HR-utveckling, rekryterings- och resurshantering samt individuell prestationsstyrning och processer för insamling av respons från personalen. HR-funktionen ansvarar för upprätthållandet och utvecklingen av Wärtsiläs HR-processer för att möjliggöra en effektiv intern kontroll också på individnivå.

Andra ledningssystem

Direktionen ansvarar för utvecklingen och implementeringen av Wärtsiläs ledningssystem, för en fortlöpande förbättring av dess effektivitet och för säkerställandet av dess funktion. Wärtsiläs ledningssystem omfattar alla globala processer och förvaltningsrutiner inom Wärtsilä som anknyter till uppfyllandet av kundernas krav. Om de nedanstående aspekterna av ledningssystemen fungerar korrekt säkerställer det för sin del att Wärtsiläs målsättningar för den interna kontrollen uppnås.

Kvalitet

Att Wärtsiläs lösningar är av hög kvalitet är av yttersta vikt för Wärtsilä – och således är också kvalitetsstyrning det. Det är obligatoriskt att iaktta Wärtsiläs kvalitetsledningssystem ISO 9001:2000 inom hela koncernen, och att systemets krav uppfylls övervakas noggrant.

Hållbar utveckling

Wärtsilä är mycket engagerat i frågor om hållbar utveckling. Wärtsiläs vision, mission och värden, i kombination med en solid finansiell prestanda utgör grunden för hållbar utveckling inom Wärtsilä. Wärtsilä tillämpar globala riktlinjer, till exempel policyn för kvalitet, miljö, hälsa, arbetarskydd (QEHS-policy) och verksamhetsprinciperna, som tillsammans med bolagets värderingar garanterar en enhetlig väg mot en hållbar utveckling. Utöver ovannämnda principer innehåller Wärtsiläs koncernhandbok andra policyer och direktiv, en beskrivning av verksamhetssätten, ansvarsförhållandena och ledningssystemets struktur.

Wärtsiläs direktion bär det övergripande ansvaret för Wärtsiläs hållbarhetsresultat. Direktionen godkänner riktlinjerna och utvärderar regelbundet innehållet i dem. Direktionen ställer upp målsättningarna för hållbar utveckling och följer upp resultaten. Resultaten utvärderas i anslutning till ledningens rapporter på både direktions- och affärsområdesnivå.

Styrelsen behandlar viktiga hållbarhetsfrågor varje år. Dessutom identifierar direktionen viktiga kritiska faktorer och rapporterar dem vid behov till styrelsen.

Wärtsiläs funktion för hållbar utveckling ansvarar för tillhandahållandet av nödvändig information för ledningen, identifierandet av utvecklingsbehov samt samordnandet av program för hållbarhet och utarbetandet av instruktioner. Enheten samarbetar med affärsområdena och stödfunktionerna, såsom HR, juridiska ärenden, compliance och kvalitet. Den samlar också in och sammanställer hållbarhetsdata från dotterbolagen.

Wärtsilä har tydligt fastställda ansvarsområden som stöds av instruktioner och utbildning. Utbildningen omfattar bland annat frågor relaterade till verksamhetsprinciperna, antikorruption, miljön samt arbetshälsan och arbetarskyddet. Wärtsilä följer upp hållbarhetsresultaten genom att utnyttja den information som tas fram med hjälp av de olika verktygen och aktiviteterna för hållbar utveckling såsom interna revisioner och complianceprocesser.

Riskhantering

Den interna kontrollen inom Wärtsilä är utformad för att stöda bolaget i att uppnå sina målsättningar. De risker som hänför sig till målsättningarna måste identifieras och utvärderas för att man ska kunna hantera dem. Därför är identifieringen och utvärderingen av risker en förutsättning för den interna kontrollen inom Wärtsilä. Wärtsiläs interna kontrollmekanismer och -procedurer säkerställer att riskhanteringsåtgärderna vidtas planenligt.

Wärtsilä har definierat och implementerat kontrollpunkter på enhets- och processnivå samt för informationssystem. Kontrollaktiviteterna på de olika nivåerna behövs för att direkt minska riskerna på respektive nivå. Wärtsiläs riskhanteringsprocess består av utvärderings- och ledningsprocesser som omfattar hela koncernen samt projektspecifika riskbedömningar och hantering av projektrisker. Riskbedömningsprocessen för hela koncernen resulterar i åtgärdsplaner för de identifierade och prioriterade riskerna.

Varje affärsområde rapporterar sina största risker till Wärtsiläs direktion som regelbundet följer upp implementeringen av de definierade åtgärdsplanerna inom riskhanteringen. Wärtsiläs styrelse ansvarar för fastställandet av den totala risktoleransnivån för koncernen och för säkerställandet av att Wärtsilä har ändamålsenliga verktyg och resurser för hanteringen av riskerna. Styrelsen bedömer riskprofilen regelbundet. Med assistens av direktionen ansvarar koncernchefen för organiseringen och säkerställandet av riskhanteringen i all verksamhet inom Wärtsilä. Ledningen för affärsområdena ansvarar för fastställandet av verksamhetsplaner för hanteringen av de mest betydande riskerna.

Wärtsiläs viktigaste strategiska, operativa och finansiella risker behandlas i avsnittet Risker och riskhantering.

Informationshantering

Informationshanteringen spelar en nyckelroll i Wärtsiläs interna kontrollsystem. Informationssystem är ytterst viktiga för en effektiv intern kontroll eftersom flera kontrollåtgärder är programmerade kontroller.

swe_internal_control.svg

Anteckningen

Skapa en anteckning?

Close

För att förbättra användbarheten och få mest ut av vår årsberättelse, rekommenderar vi att du uppdaterar din webbläsare till en nyare version.